Inicialmente, necessário salientarmos que a Lei 13.784/19 (Lei da Liberdade Econômica) permite maior autonomia aos empreendedores para gerirem suas empresas, objetivando menos burocracia e mais liberdade.

O decreto 10.278 de 18 de março de 2020 regulamentou um trecho da referida norma assegurando, a qualquer pessoa física ou jurídica, o direito de arquivamento de qualquer documento em microfilme ou meio digital, tornando-o equivalente ao documento físico para todos os efeitos legais, desde que preenchidos os requisitos técnicos estabelecidos na lei.

Por exemplo, um varejista que conta com guias assinadas por vendedores, distribuidores ou clientes como comprovante de entrega de sua mercadoria (Proof of Delivery – POD), poderá digitalizar os respectivos comprovantes, convertendo-os para PDF, de modo que terão os mesmos valores dos físicos – que poderão estes ser descartados.

A regulamentação abrange a digitalização de contratos, ordens de compra, comprovantes de entrega e outros tipos de documentos comerciais e especifica a digitalização na prática. Dos requisitos gerais, extrai-se:

• Qualidade da imagem e legibilidade para utilização do documento digitalizado;
• Integridade e confiabilidade do documento digitalizado;
• Acessibilidade por sistemas distintos;
• Rastreabilidade” e “auditabilidade” dos procedimentos empregados;
• Preenchidos tais requisitos, qualquer método comum de digitalização em formato PDF legível produzirá os mesmos efeitos práticos do documento físico e legítimo.

Importante destacarmos que, em se tratando de digitalização envolvendo entidades públicas, é exigido a certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e outros requisitos técnicos mínimos especificados pela norma.

Na hipótese de se tratar de documento envolvendo relações somente entre particulares, qualquer meio de comprovação da legitimidade escolhido de comum acordo pelas partes será válido. Assim, efetivado o processo de digitalização nos termos previstos, a lei permite o descarte do documento físico, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Esse processo, além de favorecer a sustentabilidade e o meio ambiente, economiza os custos das empresas associados à coleta e manutenção física de milhares (ou mesmo de milhões) de documentos em papel, alcançando acertadamente o objetivo da Lei da Liberdade Econômica: a redução da burocracia e o aumento da agilidade no ambiente de negócios do país.

 

*Por Wimilly Giovanna Berlofa de Sá Soares, assessora jurídica.