* Por Dr. Felipe Navas Próspero

Com o advento das novas tecnologias no mundo corporativo, as empresas vêm promovendo diversas atualizações em seus modelos tradicionais de gestão e produção. O que antes era controlado por planilhas, hoje se encontra gerenciado por complexos softwares gerenciais, ante a necessidade de eficiência e poder de processamento das informações.

Diante desse novo cenário, os departamentos de “TI” e, em alguns casos, de suprimentos, passaram a se preocupar com novas relações jurídicas que envolvem o licenciamento desses produtos e sua regular utilização nas empresas. E aí vem a pergunta: Você sabe quantos e quais softwares rodam, atualmente, na sua empresa e se suas licenças estão de acordo com a finalidade para as quais foram adquiridos?

Estima-se, hoje, que quase 50% dos softwares instalados em computadores brasileiros se encontram com alguma irregularidade em sua licença. Seja pela ausência total delas – o que configura caso grave de pirataria – até o seu uso incorreto, visto que a maioria dos programas de computador possuem variadas licenças para diferentes usos.

Legalmente, o uso indevido de programa de computador pode acarretar em detenção de até dois anos e multas que podem chegar a até 3.000 (três mil) vezes o valor da licença. O que faz com que ações preventivas por parte das empresas sejam necessárias, na medida em que grande parte das ocorrências se dão sem qualquer intenção de utilização de cópias não autorizadas por parte do gestor.

Atualmente, as grandes empresas de fornecimento de softwares reforçaram sobremaneira os seus setores de compliance e recuperação de ativos, visando a redução da utilização ilegal de seus produtos, bem como a penalização dos que o fazem. Campanhas como as promovidas pela Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES) e pela Business Software Alliance (BSA) estão cada vez mais sendo apresentadas na mídia, demonstrando as consequências desta prática.

As auditorias ocorrem de diversas formas, a depender da empresa que detém a licença de comercialização, que pode se iniciar com um simples e-mail requerendo um inventário das licenças de uso daquela empresa. Ou, em alguns casos mais extremos, com ações de busca e apreensão para a apreensão do material supostamente irregular. Fato é que as empresas não estão mais fazendo vista grossa para estas situações e as punições vêm sendo aplicadas de forma rigorosa.

Entretanto, casos como estes podem ser evitados, bastando, para tanto, que a empresa implante algumas diretrizes de Compliance no setor de TI, que podem mitigar completamente os casos em que há a utilização irregular de licença sem, contudo, haver má-fé por parte do gestor.

Dentre algumas medidas recomendadas, pode-se destacar:

• a) Manter um inventário atualizado de todos os computadores em uso na empresa, com os respectivos programas de computador instalados, bem como suas licenças;
• b) Avaliar se o uso desses softwares são realmente necessários;
• c) Catalogar os diferentes tipos de licenças, se de uso comercial ou individual, e quais se encontram em utilização na empresa;
• d) Armazenar as notas fiscais de compras dos computadores em local seguro enquanto a máquina estiver em utilização, pois muitos softwares são adquiridos em licenças “OEM”, que vêm instaladas pelo fabricante;
• e) Verificar se as formas de licenciamento contratadas representam o melhor custo benefício, como assinaturas na nuvem ou de versões comunitárias;
• f) Adquira softwares de maneira controlada, sempre baseando-se em possível crescimento da demanda de uso para delimitar a melhor licença a ser comprada;
• g) Garanta que a instalação de softwares seja controlada pelo departamento de TI, em consonância com diretrizes de Compliance da empresa, delimitando os usuários que possuem atribuição para tal;
• h) Remova e dê baixa nas licenças que não são mais utilizadas, guardando a documentação correlata.

Seguindo estas dicas, dificilmente uma auditoria irá apontar falhas no licenciamento de programas que não poderiam ser previstas pela empresa. Lembrando que, mesmo as corporações que estão 100% de acordo com as diretrizes legais sofrem processos de verificação recorrentes, devendo manter uma cultura de controle nesta esfera.

 

Dr. Felipe Navas Próspero é advogado responsável pela área de Direito Digital no escritório Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial. Além disso, é mestrando em Ciência Jurídica pela Univali, professor de Direito Digital na Faculdade Sinergia e membro do Grupo de Trabalho Compliance em Proteção de Dados da Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs (AB2L).